新聞資訊發表時間：2024-07-29 22:52:45 點擊：次 發布人：admin
東莞市瑞盛自控技術有限公司
學習記錄
提綱編號（2019）00010號
時間：2019年2月16日（星期五） 17:40-19:00
地點：公司茶室
議題：怎樣發郵件
主持：李總
參會人員：袁總、李總、譚總、劉工、李柏艷、張飛龍、何燕斌、馮輝、楊樂芳、李鈺坤、陳芬.小謝
記錄：李總
郵件，是一個非常重要的溝通工具。
在職場，郵件甚至比見面，比開會，還要重要。
今天，我們繼續請劉潤老師代班。請他給我們講一講：如何發一封得體的郵件。你有沒有收到過這樣的電子郵件？發件人叫“還好只是近黃昏”，郵件的標題是：“你好！”你覺得，這一定是漏網的垃圾郵件，但還是打開看了一眼，發現居然是供應商的方案和報價。你找了半天，沒有方案，也沒有報價啊？回信問。他說：啊！忘了添加附件了。我再發一遍。
你會怎么看待這位供應商？如果是我，能不合作，就不要合作了。太不靠譜。
概念：郵件禮儀
作為管理者，我建議你做一個測試。找到5名與客戶打交道最多的員工，然后隨機抽取每位員工10封來往的郵件，看一下標題，問候，分段，用詞，署名，字體，顏色。估計你會一身冷汗，我們就是這么一步一步把客戶逼走的！
1999年，我以工程師的身份加入了微軟。當時，微軟雇傭了十幾位語言專家，校對每一封郵件。他們非常吹毛求疵，郵件的標題怎么起，怎么問候，第一句怎么開始，什么時候用阿拉伯數字1,2,3，什么時候用單詞one，two，three，如何署名，單詞和語法不但不能有錯誤，更要信達雅。被語言專家折磨足夠時間，最終畢業的工程師，才能直接給客戶發郵件。
有一次，我問語言專家團隊負責人Michelle，有必要這么嚴格嗎？她說，你想象一下，有很多人，這輩子你都不會當面見到，你給他印象的唯一方式，就是郵件。
她的這句話對我醍醐灌頂。我想這就是中國人常說的“見字如面”吧。在互聯網時代：見郵件如面。
運用：如何寫一封好的郵件
那么，一封好的郵件，到底應該長什么樣呢？我們與人見面的基本禮儀，不是貌美如花，而是干干凈凈。一封好的郵件也一樣。簡潔、干凈，是基礎。然后才是你的風格。怎么做？
第一，正式的顯示名和總結性的標題。郵件接收者首先看到的是兩樣東西：你的顯示名，和郵件標題。
所以，郵件禮儀的第一步，就是用真名。比如“劉潤”，或者“潤米咨詢-劉潤”。個性化、詩意化，尤其是二次元的名字，比如“還好只是近黃昏”，“一只特立獨行的豬”可以用在你的QQ簽名上，不要用在商務郵件里。
然后是標題。用不到20個字，總結這封郵件的核心內容。“你好”，“來自xx公司”，“報價”，都不是一個好標題。“請審閱：X公司關于Y項目的方案和報價”，才是一個好標題。
第二，簡單大方的格式。一封好的郵件，一定是簡單大方的。格式要讓位于內容。盡量少用不同的顏色、大小、字體、排版，更不要用背景圖、甚至背景音樂。
真正高手的郵件，所有的字都是一個顏色，一樣大小，一種字體，并只用三種方式來排版：分段、縮進，和加粗。
分段負責閱讀邏輯，縮進負責層次關系，加粗負責突出重點。所有復雜花哨的排版，基本都可以用這三個方式實現。
第三，邏輯清晰的正文。外國人喜歡稱呼對方“Dear Tom”，你可以說“尊敬的張總”；外國人喜歡用“I hope this email finds you well”開場，你可以說“見信好”。
問候之后，郵件正文一定要分段，每段只講一件事情。
郵件的標題，是全文概括，每段的首句，是整段概括。用小段，不要用大段；用短句，不要用長句；用簡單的詞，不要用復雜的詞；能用100個字講清楚的事，不用101個字。
結尾的部分，總結郵件內容，強調需要他跟進的事情：懇請您撥冗回復修改意見，非常感激。然后，“祝：商祺”；親密一些的“祝：春安”；再親密一些的“祝：家人都好”。署名：“劉潤，潤米咨詢”。
第四，良好的回信習慣。收到郵件盡快回復，代表你的能力、效率、對他的重視程度。回信的專業方式，代表你的職業化程度。比如，善用抄送、密送；回復、全部回復這些功能。
起草郵件，要決定抄送哪些人。一個不多，一個不少，是功力。回復郵件呢？添加、刪除、移動抄送者，更是功力。
默認，你應該“全部回復”，而不是僅僅“回復”發件人本人，因為他抄送這些人，就是希望他們持續關注你們的對話。
如果你覺得沒必要這么多人關注，可以把一些人從抄送，移到密送，然后在正文中注明“為了不打擾大家，我把誰誰誰移到了密送”。這樣，他們知道自己從下一封信開始，就會離開討論。
如果郵件來來回回，甚至討論的主題都發生變動，可以修改主題，或者重起一封新郵件，而不是文不對題的蓋樓。
然后，按下“發送”鍵之前，再次檢查標題、稱呼、錯別字、有沒有忘了附件。
小結：認識郵件禮儀
你和很多人這輩子可能只會通過郵件溝通，“見字如面”。你不一定要打扮得花枝招展，但必須要把自己收拾得干干凈凈。怎么做？第一，起正式的顯示名，和總結性的標題；第二，用簡單大方的格式；第三，寫邏輯清晰的正文；第四，養成良好的回信習慣。
課后思考
挑幾封你寫給客戶、合作伙伴的郵件。你的郵件，代表你的職業化形象嗎？是邋邋遢遢，干干凈凈，還是花枝招展？你有什么好的寫郵件心得，可以與大家分享嗎？來和我一起過過招吧。
瑞盛分板機 楊樂芳
2019-2-19
PCBA分板工藝解決供應商
